客户投诉举报管理制度

为加强对客户投诉处理工作的质量管理,牢固树立“以顾客为中心”的服务意识,提高服务水平和工作质量,密切同客户的关系,提高客户满意度,进一步搞好服务各项工作,特制订本管理制度。

一、客户投诉的定义

客户投诉:本组织为客户提供服务的过程中,因服务无法满足客户需求,导致客户质询或投诉的沟通行为。

二、客户投诉处理管理原则

实行“分级负责、属地管理、三线互控”的原则。

公司营销中心、客服中心负责本部门客户投诉处理及跟踪、验证,包括采取必要的纠正措施防止类似的事件再次发生。

公司营销中心订单部负责将本部接收的或其它部门转来的客户投诉分类传送到责任部门,并督促处理,跟踪验证。

三、投诉的受理

(一)投诉电话的设立

1、公司营销中心设立免费投诉监督电话:4006-808-565,并向外公布。

2、公司营销部等部门要设立投诉电话,并向客户公布。

(二) 投诉的受理

1、单位接诉部门接到客户投诉时应认真倾听记录客户投诉,按要求在[客户投诉记录表]详细记录客户投诉。

2、 各单位接收超出本单位范围投诉的,应及时登记,传真到其他部门客户服务部。

3、公司营销中心接收的及由其它部门反馈的客户投诉,填写[客户投诉登记表]和处理意见,及时传送到相关部门。

四、投诉处理

客户投诉分咨询、建议、投诉三种类型。

(一)客户咨询类:

接诉单位能直接解答的,当即解答,不能解答的录入[客户投诉登记表],立即同相关部门联系了解情况,在24小时答复客户,在[客户投诉登记表]记录答复结果。

(二)客户建议类:

由接收部门录入[客户投诉登记表]向有关领导汇报、请示。需要回复的,要给客户承诺一定回复期限,待领导做出批示后向客户答复建议被采用情况。

(三)客户投诉类:

责任部门接到投诉后,要根据内容分类处理,部门要指定专人进行调查。投诉工作或服务的,根据事实和公司有关规定判定属于违规或工作失职的,应将具体情况向本部门领导汇报,按组织程序处理;属于一般工作失误、服务欠缺的,按所在单位有关规章制度和考核规定对当事人进行处理,并使其立即纠正,同时,根据实际,提出整改方案;属于客户自身问题或误解引起投诉的,应做好对客户的解释工作,消除误会。

投诉服务问题的,受理人要及时反馈到营销部门,由营销部门协调处理。

(四)投诉处理的期限要求

客户投诉处理期限不能超过三个工作日,特殊情况不能超过7个工作日。

(五)处理结果的反馈和归档

1、接诉部门在投诉处理完毕后,将处理结果反馈给投诉人,征求投诉人对处理结果的意见和建议。

2、公司营销中心对各部门的投诉处理结果进行抽查验证。

3、接诉部门要做好投诉登记和处理归档工作,资料保存一年,重要的资料延期保存。

五、投诉分析和改进

接诉部门对客户投诉情况进行分类统计,分析客户投诉与期望值,综合评价,提出整改建议,改进工作和服务策略,提高服务水平。

六、客户投诉处理管理要求

各部门必须做到投诉件件有落实,事事有回复。认真填写,妥善保存 [客户投诉登记表]。

各单位要对投诉处理过程进行总结与评析,找出问题根源,吸取经验教训,提出改进对策,防止同类问题的再度出现。

客户投诉的处理,务必实事求是,公司营销中心负责检查各部门客户投诉管理工作,对不按要求执行或经验证处理结果不符的,要提出批评,责令责任单位限期整改。

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